Permanence téléphonique : 3 astuces pour améliorer son accueil
Au sein d’une entreprise, l’accueil téléphonique représente l’un des principaux piliers de la relation client. D’ailleurs, il occupe une place importante au sein de son organisation. En plus de renforcer les liens avec ses clients et collaborateurs potentiels, l’accueil téléphonique contribue à améliorer l’image de la marque. L’externalisation de ce service fait notamment partie des solutions les plus prisées par les sociétés françaises. Pour vous donner un aperçu, voici quelques astuces afin d’améliorer l’accueil téléphonique de votre entreprise grâce à une permanence téléphonique externalisée.
Opter pour un accueil téléphonique professionnel
Pour rappel, l’accueil téléphonique est le premier contact qu’un client aura avec votre entreprise. Il s’agit du service qui va façonner les premières impressions du correspondant à l’autre bout du fil. En comprenant cela, la plupart des sociétés préfèrent investir dans un service de téléphonie géré par des professionnels indépendants. La raison est la suivante : garantir la qualité de son accueil téléphonique. En effet, confier ce service à des spécialistes contribue à son amélioration. Pour vous donner un exemple :
- l’opérateur répond au téléphone dès les premières sonneries pour éviter de faire attendre le client trop longtemps ;
- il traite efficacement les appels entrants de la société et il peut même effectuer des appels sortants au besoin ;
- il s’efforce de donner des réponses satisfaisantes à ses interlocuteurs selon les consignes qu’il a reçues ;
- il utilise un vocabulaire clair et concis pour mieux se faire comprendre des interlocuteurs.
Il faut savoir qu’un professionnel de l’accueil téléphonique a reçu les formations nécessaires pour traiter les demandes de chaque appel. Il est aussi capable de gérer son discours selon la personnalité de son interlocuteur pour le mettre en confiance. Il a également reçu une formation sur l’expression orale. Ce qui lui permet de savoir quel volume ou quel ton de voix choisir en fonction des circonstances. Si vous avez besoin de plusieurs téléopérateurs sur des plages horaires étendues, faites appel à une agence spécialisée en permanence téléphonique.
Se tourner vers le télésecrétariat
Lorsqu’il est question d’améliorer l’accueil téléphonique, nombreuses sont les entreprises qui se tournent vers le télésecrétariat. Il s’agit d’une autre solution pour garantir la qualité de ce service puisqu’il est réalisé par un prestataire spécialisé dans ce domaine. De plus, ce service à distance offre de nombreux avantages aux entreprises clientes. Par exemple, vous avez la possibilité de recourir au télésecrétariat de manière régulière ou ponctuelle en fonction des besoins liés à votre société.
Mis à part l’accueil téléphonique personnalisé, le télésecrétariat s’occupe également de la prise de messages, la mise en relation client, la régulation des appels et la gestion des rendez-vous. Pour mener à bien leurs missions, les télésecrétaires ont à leur disposition des outils de collaboration performants. De plus, ils traitent les appels entrants et sortants conformément aux instructions de l’entreprise cliente.
Il faut savoir que la plupart des prestataires proposent plusieurs formules et vous pourrez choisir une offre sur mesure avec un tarif adapté à vos moyens. De ce fait, vous pourrez faire des économies grâce à la réduction de vos charges humaines et matérielles parce que vous n’aurez pas à passer par la case recrutement.
Privilégier une permanence téléphonique
Si vous avez besoin que votre accueil téléphonique soit joignable à tout moment, optez pour la mise en place d’une permanence téléphonique. Il s’agit d’un service qui assure parfois la gestion des appels 24 h/24 et 7j/7. C’est la solution idéale pour permettre à votre entreprise d’être disponible à des jours et des horaires définis.
Vous aurez donc le choix parmi différentes configurations selon votre activité et vos besoins. Par exemple, vous pouvez demander à votre prestataire d’assurer les appels le week-end ou encore du lundi au vendredi seulement. Vous aurez aussi la possibilité de demander une permanence téléphonique pendant les jours fériés, lors des pics d’appels, durant la nuit ou uniquement en journée. C’est un service qui s’adapte à différents secteurs d’activités et il permet à votre société de rester joignable en tout temps.
Nombreux sont les prestataires qui proposent des services de permanence téléphonique, mais vous devez faire attention au choix de votre futur partenaire. Il ne faut pas uniquement vous fier au tarif qu’il propose, mais vous devez également prendre en compte ses compétences. Comme ces prestations saturent le marché, vous devez tester ses compétences en prévoyant une période d’essai pour vous assurer que le prestataire répond correctement à vos besoins.